Hiermit informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Beschäftigung bei der DIOS-Diakonie Osnabrück Stadt und Land gGmbH und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Sinne des § 4 Nr. 9 DSK-EKD:

DIOS-Diakonie Osnabrück Stadt und Land gemeinnützige GmbH (Konzern)
Turmstraße 10-12
49074 Osnabrück
Telefon 0541 98119-0
info@diakonie-os.de
www.diakonie-os.de 

Datenschutzbeauftragter

Herr Johannes Mönter
Curacon GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Am Mittelhafen 14
48155 Münster
Telefon 0251 92208-247
Fax 0251 92208-260
johannes.moenter@curacon.de

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten im Sinne des § 4 Nr. 1 DSG-EKD sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Hintergrund und Zweck der Datenverarbeitung

Personenbezogene Daten von Beschäftigten werden für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (insbesondere zum Zwecke der Gehaltsabrechnung und der allgemeinen Personalverwaltung) im Sinne des § 49 DSG-EKD verarbeitet. Die Verarbeitung der nachstehend genannten Kategorien personenbezogener Daten ist für den Abschluss und die Durchführung Ihres Arbeitsvertrags, dessen Beendigung und zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Kollektivvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich. Ohne die Bereitstellung dieser personenbezogenen Daten ist die Erfüllung unserer Vertragspflichten, insbesondere die ordnungsgemäße Entgeltabrechnung, unmöglich. Sie sind vertraglich verpflichtet, die nachstehenden personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen.

Betroffene Kategorien personenbezogener Daten

Folgende personenbezogene Daten und Kategorien von Daten von Ihnen werden bei Abschluss dieses Arbeitsvertrages für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben und verarbeitet:

• Persönliche Daten (Vor- und Nachname (ggf. Geburtsname), Geburtsdatum und –ort, Adresse, Staatsangehörigkeit, Privattelefonnummer etc.)
• Daten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung (Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Steuernummern, Familienstand, Bankverbindung, Konfession etc.)
• Ihre Bewerbungsunterlagen
• Kerndaten Ihres Arbeitsvertrages (Vergütung, Urlaubsansprüche etc.)
• Ggf. sämtliche Angaben auf dem Personalfragebogen

Im Laufe des Arbeitsverhältnisses werden wir weitere für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendigen Daten zur Qualifikation sowie zur Ermittlung von Vergütung, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und Urlaubsansprüchen verarbeiten.

Weiterleitung Ihrer personenbezogenen Daten an zuständige Behörden

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Soweit gesetzlich oder durch eine behördliche Anordnung vorgeschrieben, werden wir Ihre personenbezogenen Daten an die zuständigen Behörden und Stellen weiterleiten. Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein: Öffentliche Stellen und Institutionen, IT-Dienstleister, etc..

Löschfristen

Beschäftigtendaten sind nach Erreichung und Fortfall des Zwecks, zu dem sie erhoben oder verarbeitet werden durften, zu löschen.

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind elektronische Personalakten für die Dauer von 3 Jahren aufzubewahren. Im Anschluss hieran sind die elektronischen Personalakten zu löschen.

Die Personalakten werden archiviert und werden erst vernichtet, wenn die Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist. In der Regel besteht ein berechtigtes Interesse an einer Aufbewahrung der Personalakte länger als 3 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, bei z.B. Unterlagen von Beschäftigten, die für die betriebliche Altersversorgung relevant werden können (mindestens bis zur Erfüllung der Voraussetzungen für die Bezugsberechtigung), bei Unterlagen zum Nachweis einer früheren befristeten Beschäftigung des Beschäftigten (mindestens 3 Jahre), bei Verfahren mit Behörden hinsichtlich steuer- oder sozialversicherungsrechtlicher Nachzahlungen (mindestens 4 Jahre), bei gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. Mindestaufbewahrungsfrist von Handelsbriefen 6 Jahre, Handelsbücher, Lageberichten 10 Jahre) o.Ä. Lohnabrechnungsunterlagen und steuerrechtliche Unterlagen sind nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu vernichten, wenn sie nicht mehr erforderlich sind. Die Mitarbeiter der Personalabteilung überprüfen regelmäßig, ob die Speicherung der personenbezogenen Daten der Beschäftigten noch zweckdienlich ist. Sollte der Zweck der Datenverarbeitung bereits vor Ablauf der vorgenannten Fristen entfallen sein, werden die personenbezogenen Daten umgehend gelöscht.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft nach § 19 DSG-EKD;
• Recht auf Berichtigung nach § 20 DSG-EKD und Recht auf Löschung nach § 21 DSG-EKD;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 22 DSG-EKD;
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach § 24 DSG-EKD;
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach § 25 DSG-EKD.

Sie haben zudem das Recht nach § 46 DSG-EKD, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

• Datenschutzregion Nord
• Lange Laube 20
• 30159 Hannover
• Telefon: 0511 768128 -0
• E-Mail: nord@datenschutz.ekd.de